Audyt zewnętrzny to niezależna ocena działalności, procesów, sprawozdań finansowych lub zgodności z przepisami prawa, przeprowadzana przez podmiot zewnętrzny – czyli firmę lub osobę spoza organizacji audytowanej. Głównym celem audytu zewnętrznego jest dostarczenie obiektywnej opinii na temat funkcjonowania danej jednostki.

Audyt, czyli rodzaj kontroli i badania procesów zachodzących w firmie, stanowi niezwykle skuteczny instrument, pozwalający uniknąć ewentualnych błędów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jego celem jest przede wszystkim zebranie niezbędnych informacji, które mogą mieć kluczowy wpływ na usprawnienie działania firmy. Efekty audytu mogą być również doskonałym bodźcem do przeprowadzenia optymalizacji systemów i mechanizmów panujących w przedsiębiorstwie. Procedura, jaką jest audyt, może przyjmować dwie formy, powszechnie rozróżniamy audyt wewnętrzny i zewnętrzny.

Rodzaje audytów zewnętrznych:

1. Audyt finansowy – weryfikacja, czy sprawozdania finansowe przedstawiają rzetelny i zgodny z przepisami obraz sytuacji finansowej firmy.
2. Audyt zgodności (compliance) – sprawdzenie, czy firma działa zgodnie z obowiązującym prawem, normami branżowymi czy wewnętrznymi politykami.
3. Audyt jakości (np. ISO) – ocena systemu zarządzania jakością względem norm międzynarodowych.
4. Audyt IT – analiza systemów informatycznych pod kątem bezpieczeństwa, efektywności czy zgodności z regulacjami.

Cechy audytu zewnętrznego:

• Niezależność – audytor nie jest powiązany z badaną organizacją.
• Obiektywność – ocena opiera się na faktach i dowodach.
• Profesjonalizm – audytorzy stosują uznane standardy (np. Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej).

Kto wykonuje audyt zewnętrzny?

Audyt zewnętrzny jest wykonywany przez niezależnych audytorów i ma najczęściej charakter dobrowolny, ponieważ zgoda na jego przeprowadzenie wiąże się z uzyskaniem certyfikatu oraz możliwością współpracy z wieloma dużymi kontrahentami. Zdarzają się jednak sytuacje, w których jego przeprowadzenie jest obligatoryjne.

Na co pozwala prawidłowo przeprowadzony audyt zewnętrzny?

Prawidłowo przeprowadzony audyt zewnętrzny niesie ze sobą wiele korzyści i jest zazwyczaj bardzo pozytywny dla rozwoju firmy. Dodatkowo, ponieważ zawarte w nim ustalenia są najczęściej pełne odniesień zarówno do zewnętrznych, jak i wewnętrznych czynników, wpływających na funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa, jest on wykorzystywany do oceny skuteczności systemu zarządzania jakością oraz identyfikowania możliwości przyszłego doskonalenia procesów zachodzących w firmie.

Audyt zewnętrzny Projektu

Przez audyt zewnętrzny należy rozumieć przeprowadzony przez podmiot zewnętrzny (niezależny od Zamawiającego) ogół działań prowadzący do uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny realizacji Projektu pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, a także przejrzystości i jawności, gdzie przez:

1. gospodarność – należy przez to rozumieć kryterium audytu dotyczące zgodności realizacji Projektu z zasadami efektywnego gospodarowania, tj.:

• zasadą oszczędności rozumianą jako minimalizacja kosztów prowadzonych działań, przy zachowaniu wymaganej jakości,
• zasadą wydajności rozumianą jako maksymalizacja produktów, o określonej jakości, możliwych do osiągnięcia przy danych nakładach, lub minimalizacja nakładów dla osiągnięcia danych produktów, o określonej jakości,
• zasadą skuteczności rozumianą jako zachowanie stopnia zgodności pomiędzy zamierzonymi a faktycznymi skutkami działalności,

2. jawność – należy przez to rozumieć kryterium audytu dotyczące zakresu udostępniania danych i informacji dotyczących realizowanego Projektu,

3. legalność – należy przez to rozumieć kryterium audytu dotyczące zgodność z obowiązującymi w badanym okresie przepisami Konstytucji RP, ustaw, ratyfikowanych umów międzynarodowych, rozporządzeń, aktów prawa miejscowego oraz przepisów wewnętrznych,

4. przejrzystość – należy przez to rozumieć kryterium audytu obejmujące, w szczególności, prawidłowość klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości, prawidłowość prowadzenia sprawozdawczości,

5. rzetelność – należy przez to rozumieć kryterium audytu obejmujące wypełnianie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie; wypełnianie zobowiązań zgodnie z ich treścią; dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności.

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji Projektu są kwalifikowane, a Projekt jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem złożonym przez Zamawiającego w ramach Konkursu i zgodnie z zawartą Umową.

Audyt zewnętrzny zadania lub projektu PFRON

Audyt projektów PFRON (Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych) to kontrola przeprowadzana w celu oceny prawidłowości realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych przez PFRON. Audyt taki ma za zadanie sprawdzić, czy środki publiczne są wykorzystywane zgodnie z umową, przepisami prawa oraz celem wsparcia – czyli rehabilitacją społeczną lub zawodową osób z niepełnosprawnościami.

Obowiązek przeprowadzania audytów zewnętrznych PFRON

Wnioskodawcy, którzy uzyskali dofinansowanie ze środków PFRON, powinni pamiętać o konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego. Obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu podlegają zadania lub projekty, w których wartość jednego zadania/projektu w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych wynosi co najmniej 700 000 zł.

W przypadku zadań i projektów o charakterze wieloletnim, w których finansowanie ze środków PFRON podzielone zostało na odrębne etapy wskazane w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu, przy ustalaniu obowiązku przeprowadzenia audytu zewnętrznego (tj. wartości powyżej 700 000 zł) zastosowanie znajdują następujące zasady:

• podczas rozpatrywania wniosku złożonego na pierwszy okres realizacji brana jest pod uwagę wartość zadania/projektu wskazana dla pierwszego okresu,
• jeżeli Wnioskodawca otrzyma dofinansowanie na realizację zadania/projektu, to przy ubieganiu się o dofinansowanie na kolejny okres realizacji zadania/projektu brana jest pod uwagę suma wartości zadania/projektu z poprzednich okresów realizacji oraz z okresu, który jest przedmiotem zaktualizowanego wniosku.

Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego dotyczy również zadania lub projektu, którego wartość (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) wraz z:

• wartością projektów realizowanych równocześnie przez Wnioskodawcę, w ramach zadań ustawowych lub programów zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą PFRON,
• wartością pozostałych zadań lub projektów zgłoszonych do PFRON (np. w ramach tego samego konkursu),

jest równa lub przekracza 1 000 000 zł.

W drugim przypadku, wartości poszczególnych zadań/projektów sumowane są począwszy od zadania/projektu o najniższej wartości.

Cel audytu zewnętrznego

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

Termin przeprowadzania audytu zewnętrznego PFRON

Co do zasady, rozpoczęcie audytu musi nastąpić nie wcześniej niż przed poniesieniem co najmniej 70 % łącznych kosztów kwalifikowalnych zadania/projektu, zaś zakończenie audytu – przed złożeniem do PFRON końcowego sprawozdania z realizacji zadania/projektu.

W przypadku zadań/projektów wieloletnich, których system finansowania ze środków PFRON podzielony został na okresy wskazane w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu – powyższe warunki odnoszą się do danego okresu finansowania zadania/projektu.

Co obejmuje audyt zewnętrzny PFRON ?

W ramach przeprowadzanego audytu dokonuje się oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę.

Audyt zewnętrzny PFRON obejmuje w szczególności weryfikację:

• kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania,
• zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
• sposobu monitorowania zadania/projektu,
• dotrzymywania harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
• poprawności udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych lub prawidłowości zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu,
• poprawności stosowania zasady konkurencyjności,
• sposobu realizacji działań promocyjnych zgodnie z umową,
• sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji,
• wdrożenia zaleceń po przeprowadzonych kontrolach oraz usunięcia uchybień, jeśli takie zostały wykryte.

Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90 % kosztów zadania/projektu.

Kto może przeprowadzać audyt zewnętrzny PFRON ?

Wytyczne wskazują, że skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania lub projektu PFRON powinien być minimum dwuosobowy, w tym co najmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta. Przeprowadzenie audytu zazwyczaj zleca się jednostkom lub podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.

Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania lub projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, z uwzględnieniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.