Audyt, czyli rodzaj kontroli i badania procesów zachodzących w firmie, stanowi niezwykle skuteczny instrument, pozwalający uniknąć ewentualnych błędów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jego celem jest przede wszystkim zebranie niezbędnych informacji, które mogą mieć kluczowy wpływ na usprawnienie działania firmy. Efekty audytu mogą być również doskonałym bodźcem do przeprowadzenia optymalizacji systemów i mechanizmów panujących w przedsiębiorstwie. Ponieważ procedura, jaką jest audyt, może przyjmować dwie formy, powszechnie rozróżniamy audyt wewnętrzny i zewnętrzny.

Kto wykonuje audyt zewnętrzny?

Audyt zewnętrzny jest wykonywany przez niezależnych audytorów i ma najczęściej charakter dobrowolny, ponieważ zgoda na jego przeprowadzenie wiąże się z uzyskaniem certyfikatu oraz możliwością współpracy z wieloma dużymi kontrahentami. Zdarzają się jednak sytuacje, w których jego przeprowadzenie jest obligatoryjne.

Na co pozwala prawidłowo przeprowadzony audyt zewnętrzny?

Prawidłowo przeprowadzony audyt zewnętrzny niesie ze sobą wiele korzyści i jest zazwyczaj bardzo pozytywny dla rozwoju firmy. Dodatkowo, ponieważ zawarte w nim ustalenia są najczęściej pełne odniesień zarówno do zewnętrznych, jak i wewnętrznych czynników, wpływających na funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa, jest on wykorzystywany do oceny skuteczności systemu zarządzania jakością oraz identyfikowania możliwości przyszłego doskonalenia procesów zachodzących w firmie.

OBOWIĄZEK PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PFRON

Wnioskodawcy, którzy uzyskali dofinansowanie ze środków PFRON, powinni pamiętać
o konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego. Obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu podlegają zadania lub projekty, w których wartość jednego zadania/projektu w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych wynosi co najmniej 700 000 zł.

W przypadku zadań i projektów o charakterze wieloletnim, w których finansowanie ze środków PFRON podzielone zostało na odrębne etapy wskazane w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu, przy ustalaniu obowiązku przeprowadzenia audytu zewnętrznego (tj. wartości powyżej 700 000 zł) zastosowanie znajdują następujące zasady:

• podczas rozpatrywania wniosku złożonego na pierwszy okres realizacji brana jest pod uwagę wartość zadania/projektu wskazana dla pierwszego okresu,
• jeżeli Wnioskodawca otrzyma dofinansowanie na realizację zadania/projektu, to przy ubieganiu się o dofinansowanie na kolejny okres realizacji zadania/projektu brana jest pod uwagę suma wartości zadania/projektu z poprzednich okresów realizacji oraz z okresu, który jest przedmiotem zaktualizowanego wniosku.

Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego dotyczy również zadania lub projektu, którego wartość (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) wraz z:

• wartością projektów realizowanych równocześnie przez Wnioskodawcę, w ramach zadań ustawowych lub programów zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą PFRON,
• wartością pozostałych zadań lub projektów zgłoszonych do PFRON (np. w ramach tego samego konkursu),

jest równa lub przekracza 1 000 000 zł.

W drugim przypadku, wartości poszczególnych zadań/projektów sumowane są począwszy od zadania/projektu o najniższej wartości.

CEL AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PFRON

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

TERMIN PRZEPROWADZENIA AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PFRON

Co do zasady, rozpoczęcie audytu musi nastąpić nie wcześniej niż przed poniesieniem co najmniej 70% łącznych kosztów kwalifikowalnych zadania/projektu, zaś zakończenie audytu – przed złożeniem do PFRON końcowego sprawozdania z realizacji zadania/projektu.

W przypadku zadań/projektów wieloletnich, których system finansowania ze środków PFRON podzielony został na okresy wskazane w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w treści ogłoszenia o konkursie lub w procedurach realizacji programu – powyższe warunki odnoszą się do danego okresu finansowania zadania/projektu.

CO OBEJMUJE AUDYT ZEWNĘTRZNY PFRON?

W ramach przeprowadzanego audytu dokonuje się oceny dokumentów związanych
z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę.

Audyt zewnętrzny PFRON obejmuje w szczególności weryfikację:

• kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania,
• zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
• sposobu monitorowania zadania/projektu,
• dotrzymywania harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
• poprawności udzielania zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych lub prawidłowości zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu,
• poprawności stosowania zasady konkurencyjności,
• sposobu realizacji działań promocyjnych zgodnie z umową,
• sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji,
• wdrożenia zaleceń po przeprowadzonych kontrolach oraz usunięcia uchybień, jeśli takie zostały wykryte.

Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90 % kosztów zadania/projektu.

KTO MOŻE PRZEPROWADZIĆ AUDYT ZEWNĘTRZNY PFRON?

Wytyczne wskazują, że skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania lub projektu PFRON powinien być minimum dwuosobowy, w tym co najmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta. Przeprowadzenie audytu zazwyczaj zleca się jednostkom lub podmiotom, które posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.

Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania lub projektu musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, z uwzględnieniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.