Realizacja projektów finansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) to dla wielu organizacji szansa na rozwój, wsparcie osób z niepełnosprawnościami oraz realizację ważnych celów społecznych. Jednocześnie wiąże się ona z wysokimi wymaganiami formalnymi i finansowymi. W tym kontekście audyt zewnętrzny projektów PFRON odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu zgodności, przejrzystości i bezpieczeństwa finansowego.
Czym jest audyt zewnętrzny projektów PFRON?
Audyt zewnętrzny projektu PFRON to niezależna i obiektywna ocena prawidłowości realizacji projektu, prowadzona przez uprawnionego audytora lub firmę audytorską. Jego celem jest sprawdzenie, czy:
- środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z umową,
- wydatki są kwalifikowalne i właściwie udokumentowane,
- projekt realizowany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
- działania merytoryczne odpowiadają założeniom projektu.
Audyt może mieć charakter obowiązkowy (jeśli wynika to z umowy lub regulaminu konkursu) lub dobrowolny, jako element wewnętrznej kontroli i zarządzania ryzykiem.
Dlaczego audyt zewnętrzny jest tak ważny?
1. Minimalizacja ryzyka finansowego
Nieprawidłowości w rozliczeniach mogą skutkować koniecznością zwrotu dofinansowania lub nałożeniem korekt finansowych. Audyt pozwala wykryć błędy na wczesnym etapie.
2. Zgodność z przepisami i umową
PFRON stosuje szczegółowe wytyczne dotyczące kwalifikowalności kosztów, procedur zakupowych czy sprawozdawczości. Audyt potwierdza, że projekt spełnia wszystkie wymagania formalne.
3. Wiarygodność organizacji
Pozytywny wynik audytu zwiększa zaufanie instytucji finansujących, partnerów oraz beneficjentów projektu.
4. Lepsze zarządzanie projektami
Rekomendacje audytora pomagają usprawnić procesy finansowe i organizacyjne w przyszłych projektach.
Zakres audytu projektów PFRON
Audyt zewnętrzny może obejmować m.in.:
- analizę dokumentacji finansowej i księgowej,
- analizę dokumentacji finansowej i księgowej,weryfikację umów z wykonawcami i personelem projektu,
- sprawdzenie procedur zakupowych i konkurencyjności,
- ocenę realizacji wskaźników i celów projektu,
- kontrolę zgodności sprawozdań z dokumentacją źródłową.
Zakres audytu powinien być dopasowany do specyfiki projektu oraz wymagań PFRON.
Jak przygotować się do audytu zewnętrznego?
Dobre przygotowanie znacząco skraca czas audytu i ogranicza ryzyko negatywnych ustaleń. Warto zadbać o:
- kompletną i uporządkowaną dokumentację,
- spójność danych finansowych i merytorycznych,
- aktualne procedury wewnętrzne,
- wyznaczenie osoby kontaktowej do współpracy z audytorem.
Kiedy warto zlecić audyt zewnętrzny?
Audyt zewnętrzny projektów PFRON warto przeprowadzić:
- przed złożeniem końcowego rozliczenia,
- w trakcie realizacji projektu (audyt „on-going”),
- przy projektach o wysokiej wartości dofinansowania,
- gdy organizacja realizuje projekt PFRON po raz pierwszy.
Podsumowanie
Audyt zewnętrzny projektów PFRON to nie tylko formalny obowiązek, ale przede wszystkim skuteczne narzędzie zarządzania ryzykiem i jakości realizowanych działań. Dobrze przeprowadzony audyt chroni organizację przed konsekwencjami finansowymi, wzmacnia jej wiarygodność oraz wspiera profesjonalne zarządzanie projektami finansowanymi ze środków publicznych.